为加强学院会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，特制定本制度。

一、会议室是专门用于学院召开会议、接待学校上级部门、兄弟院校交流、研讨工作的地方。会议室由学院办公室统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关事项。

二、为了避免会议时间发生冲突，使用会议室需提前一日通知学院办公室，填写《会议室使用申请单》，审批后交回办公室备案，以便统一安排。填写《会议室使用申请单》时，需说明会议相关情况。明确使用时间、参会人员等，如有需要学院办公室协办的事项需提前注明，以便学院办公室根据情况做好相关协调安排。

三、如有外校或相关业务部门来云顶交流，需提前一天通知学院办公室，以便整理会议室及准备相关会议用品等。如学院各系、各职能部门内部使用，需提前半天申请。

四、会议室使用需遵循学院接待上级部门及学院重大会议优先使用，如遇特殊情况、紧急会议可先通知办公室，立即开启会议室先行使用，事后补办有关手续。

五、如临时取消申请，需再次使用时，需重新提交申请。如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。

六、使用会议室期间参会人员需爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。会后及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知学院办公室，以便及时修理。

七、未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。

八、本制度于下发之日起执行，学院办公室负责解释。

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2021年9月24日